( 30-Aoû-2004 /aS/ hC/mpT)  

 

L'expérience passée, notamment dans le cadre de France-JGOFS, a conduit le comité base de données à émettre des observations et recommandations pour les opérations PROOF à venir. Il est notamment ressorti que la réalisation d'une base de données (BDD) est optimale si les responsabilités sont clairement définies au préalable, et prises au niveau de tous les échelons qui vont de l'acquisition à la mise à disposition des données. Le comité rappelle par ailleurs que, dans le cadre des opérations PROOF, le transfert des données vers une banque constitue une obligation pour les chercheurs.

 

Afin que les lenteurs et omissions rencontrées par le passé ne se renouvellent pas, il est impératif que les moyens financiers et personnels nécessaires à la constitution et au suivi d'une BDD soient clairement dimensionnés à l'avance, et qu'ils figurent explicitement dans les réponses aux appels d'offre, au même titre que n'importe quelle autre tâche identifiée dans une opération. Les intéressés doivent réaliser que les actions à conduire pour réaliser une base se planifient dans la durée, c'est-à-dire sur une période qui commence avant la première campagne et se termine bien après la fin du projet (c'est-à-dire au-delà de la durée de son financement).

 

La réalisation d'une BDD implique un partage des responsabilités entre le responsable de la base, les chefs de missions et de programme, et les chercheurs participant aux missions. Toute information arrivant ou partant de la base doit impérativement transiter par le chef de mission, ou par un correspondant identifié par ses soins. Les fonctions dont ces personnes doivent s'acquitter en temps utile sont les suivantes:

 

1.       Avant le début de la mission, transmettre au responsable de la BDD:

 

a.       Les objectifs de la mission, sous la forme d'un document synthétique rédigé en anglais.

 

b.       L'emplacement géographique des opérations. Si la mission comporte plusieurs stations et transects, fournir une carte avec la route du N/O.

 

c.       La liste des participants avec leur coordonnées (Labo, Tel, Mail). Spécifier, le cas échéant, à quel(s) leg(s) ils participent.

 

d.       Le dossier de préparation de campagne (soumis suivant le cas à l'IFREMER, IRD, CIRMED, CIRMAT ou à l'IPEV). Format pdf

 

e.       Les documents de divulgation scientifique se rapportant à l'opération (PowerPoint des posters présentés dans les colloques, etc)

 

f.        La fiche financière d'échantillonnage soumise à PROOF. Format pdf

 

g.       La liste des paramètres attendus. Il s'agira de sélectionner, dans une liste pré-établie par le comité PROOF, les paramètres adéquats pour la mission. Document mis à disposition par la BDD: Liste_paramètre_mission (Format Excel)  

 

h.       Les Méta data. Il y a une fiche à remplir en anglais par chaque responsable de paramètre. Document mis à disposition par la BDD: Meta_Information_Parametre (Format Word)

 

Les documents a, b, c, d et e et h seront mis à disposition sur le site PROOF. Le document f servira de document de travail pour le responsable de la BDD. Le document g permettra au responsable de la BDD d'échanger avec le chef de mission toute information permettant de suivre la progression du rapatriement des données: acquisition, dépouillement, validation partielle, définitive, archivage, mise à disposition restreinte ou générale [1] .

 

2.       Avant le débarquement de la mission ou d'un leg.

 

Le chef de mission doit impérativement obtenir des responsables de paramètre (chercheurs) un descriptif aussi exhaustif que possible de ce qui a été réalisé à bord (méthodes, observations particulières, échantillonnage prévu et effectif - total des mesures, CTD, Bouteilles, stations, legs, actions caduques ou données perdues, etc), et le transmettre à la BDD. Cela revient à tenir à jour les documents g et h.

Il est également indispensable de disposer de la liste chronologique de toutes les opérations effectuées au cours de la mission, de même que la liste des paramètres acquis simultanément sur les mêmes prélèvements (bouteilles, CTD, Pompes, etc…) [2] . Le référentiel de temps utilisé doit impérativement être indiqué pour tous les paramètres (TU ou bien Heure Locale plus ou moins le décalage horaire par rapport au TU).

 

3.       Après la mission

 

Les chefs de missions ou leur représentant BDD doivent:

 

a.       Transmettre le rapport de fin de campagne à la BDD (sous format Word ou Pdf).

 

b.       S'assurer que les données correspondant aux paramètres figurant dans le document g sont transmises à la BDD au fur et à mesure de leur traitement, par leur intermédiaire, suivant les règles de propriétés et de confidentialité qui prévalent [3] . Alors que le chef de mission doit veiller au bon transfert des données vers la BDD, les responsables de paramètre doivent s'assurer préalablement de leur validation élémentaire (valeurs aberrantes, unités, signe…). Néanmoins, lorsqu'une validation croisée s'impose, qui nécessite la comparaison de plusieurs données, cette dernière est du ressort du chef de mission.

 

c.       Tenir à jour la liste des publications ou toute autre information utile à l'exploitation de la base, notamment, les documents PowerPoint des réunions de préparation, de travail et de synthèse [4] .

 

4- Archivage et Diffusion d’information nominative - CNIL -

Les informations dites nominatives relatives aux participants, responsables de programmes ou d’opérations de paramètres ainsi que des services PROOF, seront diffusées sur le site web principalement. Il s’agit des éléments suivants : nom, prénom, adresse professionnelle, laboratoire et institut d’appartenance, téléphone, fax et courriel. Vous pouvez exercer votre droit d’accès en référence à l’article 34 de la loi “Informatique et Libertés » auprès du service BASE de Données PROOF(dm_proof@obs-vlfr.fr) ou via le web

 

Le comité de suivi de la base Proof doit régulièrement être tenu informé par les chefs de mission de la progression du travail d'archivage. Le comité peut, le cas échéant, les assister dans cette tâche.

 

 

Notes